Pour conserver leurs documents sensibles, de plus en plus d’entreprises optent pour les coffres forts électroniques. Très pratiques, ces derniers permettent d’archiver des fichiers en totale sûreté. eDocPerso fait partie des coffres les plus performants en France. Utilisé par nombre de sociétés et autres organisations, il dispose de fonctionnalités très intéressantes. Si vous souhaitez en savoir davantage sur ce service électronique, lisez donc cet article.
eDocPerso : qu’est-ce que c’est ?
eDocPerso est un service numérique qui centralise et sécurise les documents personnels et professionnels. Il a été développé par eDocGroup ; une filiale du célèbre éditeur de solutions logicielles Silae. Grâce à sa fonctionnalité de « collecteurs », il vous permet de recevoir et d’archiver électroniquement divers types de documents dont :
- Les bulletins ou fiches de paie ;
- Les factures ;
- Les avis d’imposition ;
- Etc.
Avec un réseau de plus de 800 collecteurs disponibles, ce service vous aide à rassembler des documents émanant de vos fournisseurs d’énergie, de vos achats en ligne ou de votre mutuelle. eDocPerso vous propose également un espace de stockage sécurisé, où vous pouvez sauvegarder l’ensemble de vos informations confidentielles. Il simplifie le processus de gestion de ces données grâce à une automatisation qui récupère les ressources (documents et autres fichiers) sans intervention manuelle après la configuration initiale. Pour résumer, eDocPerso permet :
- La centralisation des documents professionnels et personnels ;
- Le stockage électronique sécurisé ;
- Le paramétrage facile des collecteurs ;
- L’automatisation de la collecte des documents ;
- Etc.
Lire aussi : Arkevia : le coffre-fort en ligne pour vos documents professionnels
Quelles sont les fonctionnalités du coffre-fort eDocPerso ?
Que vous soyez employeur ou salarié, vous bénéficiez d’une série de fonctionnalités intéressantes après souscription et activation du service dans l’entreprise. Voici les différentes fonctionnalités auxquelles vous aurez droit.
Accès sécurisé
Avec eDocPerso, les utilisateurs peuvent gérer entièrement les accès aux dossiers et les accords de dématérialisation des salariés. Cela signifie que vous avez la possibilité de :
- Créer des profils pour chaque utilisateur ;
- Définir qui peut accéder à quels dossiers ;
- Réguler l’approbation de la dématérialisation des documents.
En outre, les salariés peuvent accéder à leur coffre-fort à tout moment, soit via un navigateur web, soit par le biais d’une application mobile à télécharger sur Google Play Store pour Android et sur App Store pour Apple iOS.
Publipostage automatique
Le publipostage des bulletins de paie avec eDocPerso peut se faire de manière manuelle ou entièrement automatisée. Lorsqu’un bulletin de paie est déposé pour la première fois dans le coffre-fort, un email personnalisé est automatiquement envoyé au salarié concerné. Ce mail contient toutes les instructions nécessaires pour activer son accès au coffre-fort. Le processus garantit une mise en service rapide et simple pour chaque utilisateur.
Gestion de l’éditique
Pour les salariés qui refusent la dématérialisation de leurs bulletins de paie, eDocPerso leur permet de gérer efficacement l’envoi traditionnel par courrier. Grâce à une interface dédiée, vous pouvez suivre et organiser cet envoi postal sans difficulté. De cette façon, chaque salarié reçoit ses documents sous la forme qui lui convient le mieux ; qu’elle soit numérique ou physique.
Suivi des dépôts
L’une des grandes forces d’eDocPerso est son tableau de bord intuitif. Il permet de suivre l’évolution de chaque dépôt de bulletin de paie de manière optimale. L’employeur peut consulter l’état des dépôts en temps réel et s’assurer que chaque document a bien été pris en charge. Il a ainsi une vision globale de la situation pour l’ensemble de ses salariés. Cela facilite grandement la gestion administrative et permet de gagner un temps considérable.
Vocation probatoire
La solution d’archivage d’eDocPerso s’occupe de la conservation des documents numériques avec une vocation probatoire, c’est-à-dire qu’ils gardent leur valeur légale. Cette fonctionnalité est capitale pour les employeurs, car elle certifie que les documents stockés peuvent être utilisés en cas de litige ou d’audit. Il s’agit là d’un élément de sécurité en cas de problème juridique.
Espace de stockage personnel
eDocPerso offre un espace de stockage personnel gratuit de 10 Go. Avec une telle capacité, les utilisateurs pourront conserver en toute sécurité leurs mots de passe et autres documents personnels. Par ailleurs, grâce à une connexion à France Connect et à plus de 1 000 collecteurs, il est possible de récupérer divers documents de manière centralisée et organisée. Cela vous permet d’avoir toutes vos informations importantes à portée de main dans un seul et même espace sécurisé.
Fonction d’export et réversibilité
Avec eDocPerso, vous pouvez en un seul clic exporter l’intégralité de vos données stockées. Cette restitution peut inclure ou non la suppression des documents du coffre-fort, selon vos besoins. La fonctionnalité vous donne une grande flexibilité dans la gestion de vos documents. Vous pouvez récupérer l’ensemble de vos informations à tout moment sans aucune restriction.
Coffre-fort ultra sécurisé
eDocPerso offre un niveau de sécurité très élevé, avec quatre conformités réglementaires et normatives en vigueur. Grâce aux technologies de pointe mises en place, toutes les données stockées sont protégées contre toute forme de violation. De ce fait, vos informations personnelles et professionnelles sont conservées dans un environnement hautement sécurisé, avec une confidentialité totale et une intégrité parfaite des données.
Lire aussi : MyPeopleDoc : guide complet d’utilisation de ce coffre-fort en ligne
Quels sont les avantages d’eDocPerso ?
Réduction de l’utilisation de papiers, archivage des données… découvrez ci-après les avantages d’eDocPerso.
La réduction de la paperasse
L’un des principaux avantages d’eDocPerso réside dans la diminution significative de la paperasse. En digitalisant les documents, il devient inutile d’imprimer, de classer ou de stocker des piles de papiers. Les bulletins de paie, factures et autres documents administratifs sont directement accessibles en ligne et via l’application mobile. Cela allège les tâches de gestion et accroît la productivité. En outre, la réduction de l’usage du papier s’inscrit dans une démarche écoresponsable. Vous réduirez votre empreinte écologique en usant d’un coffre pareil.
La conformité avec les lois en vigueur
eDocPerso veille au respect de la réglementation en matière de gestion des données et de dématérialisation des documents. Le service est conforme aux exigences légales en vigueur ; notamment le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et les normes de conservation des documents d’entreprise. Les informations sensibles et les droits des salariés de même que ceux des clients sont assurément protégés. Cette conformité légale permet aux entreprises de gérer leurs documents en toute sérénité, tout en évitant les risques de non-conformité qui pourraient entraîner des sanctions.
L’archivage des données sur le territoire français
eDocPerso héberge les données collectées sur le territoire français, ce qui constitue un avantage important pour les utilisateurs soucieux de la localisation de leurs informations. Cet archivage en France induit une gestion sécurisée des documents dans un cadre juridique maîtrisé. Les entreprises et particuliers qui choisissent eDocPerso peuvent ainsi être rassurés, car leurs données sont protégées par les lois nationales strictes.
